Microsoft Word (MS Word)
Microsoft Word, commonly abbreviated as MS Word, is a word-processing application. It is used to create, edit, format, save and print letters, reports, applications, résumés and other text-based documents.
Preferred naming: In study material, writing Microsoft Word or MS Word is clearer than using “Word” alone.
1. Common Word-Processing Tasks
- Creating new documents and opening existing ones.
- Typing, selecting, deleting, copying and moving text.
- Applying font and paragraph formatting.
- Setting page margins, orientation and size.
- Inserting tables, pictures, symbols, headers and footers.
- Reviewing spelling and grammar suggestions.
- Producing personalised documents through Mail Merge.
- Printing or exporting a document to formats such as PDF.
Word Wrap automatically moves text to the next line when the current line is full. Users do not need to press Enter at the end of every visual line.
2. Important Microsoft Word File Formats
| Extension |
Identification |
| .docx |
The usual XML-based Microsoft Word document format; does not preserve macro code. |
| .docm |
A macro-enabled Microsoft Word document that can preserve VBA macro code. |
| .doc |
A binary document format associated with older Microsoft Word versions. |
| .dotx |
A Microsoft Word template without macros. |
| .dotm |
A macro-enabled Microsoft Word template. |
| .rtf |
Rich Text Format, which can preserve text and some formatting. |
| .txt |
Plain text that generally does not retain rich document formatting. |
| .pdf |
A useful export format for sharing and fixed layout; not the usual editable Word format. |
Important: .docx and .docm are not the same. Preserving macro code can require a macro-enabled format.
3. Editing Operations
| Operation |
Meaning |
Shortcut |
| Cut |
Removes selected content from its original location and places it on the Clipboard. |
Ctrl + X |
| Copy |
Places a copy on the Clipboard while retaining the original. |
Ctrl + C |
| Paste |
Places Clipboard content at the cursor location. |
Ctrl + V |
| Undo |
Reverses the previous suitable action. |
Ctrl + Z |
| Redo / Repeat |
Reapplies a reversed or suitable previous action. |
Ctrl + Y |
| Select All |
Selects the document’s content. |
Ctrl + A |
The Clipboard temporarily makes cut or copied content available for pasting. Copy retains the original content, while Cut is intended to move it.
Backspace normally deletes the character to the left of the cursor, while Delete removes the one to the right. Either can remove selected content.
4. Find, Replace and Go To
- Ctrl + F: Find text or other supported content.
- Ctrl + H: Open Find and Replace.
- Ctrl + G: Open the Go To dialog.
Find and Replace can change multiple occurrences of a word. Before selecting Replace All, check the search text and options because unintended occurrences can also change.
Avoid confusion: Ctrl + H is associated with Replace in Microsoft Word; Ctrl + F is used to find content.
5. Character Formatting
| Formatting |
Common use |
Shortcut |
| Bold | Makes text appear heavier | Ctrl + B |
| Italic | Makes text appear slanted | Ctrl + I |
| Underline | Places a line under text | Ctrl + U |
| Superscript | Places smaller text above the baseline, as in x² | Ctrl + Shift + Plus |
| Subscript | Places smaller text below the baseline, as in H₂O | Ctrl + Equal Sign |
| Change Case | Cycles through cases such as UPPERCASE and lowercase | Shift + F3 |
A font is a character design, such as Arial. Font size is the size of text, generally expressed in points.
Format Painter copies formatting from one location and applies it to other text or objects. Its purpose is not to copy the original words.
6. Paragraph Formatting and Alignment
| Alignment |
Meaning |
Shortcut |
| Left | Aligns text with the left margin | Ctrl + L |
| Centre | Centres text between the margins | Ctrl + E |
| Right | Aligns text with the right margin | Ctrl + R |
| Justify | Aligns paragraph lines with both margins | Ctrl + J |
Line spacing controls the distance between lines within a paragraph. Paragraph spacing controls the space before or after paragraphs. They are different settings.
7. Indentation and Tabs
- Left indent: Moves the whole paragraph inward from the left margin.
- Right indent: Moves the whole paragraph inward from the right margin.
- First-line indent: Moves only the first line inward.
- Hanging indent: Moves all lines except the first line inward.
Hanging indents can be used in bibliographies and reference lists. Tab stops on the ruler align text at defined horizontal positions.
Key distinction: A first-line indent moves the first line inward; a hanging indent moves the subsequent lines inward.
8. Page, Line and Section Breaks
| Break |
Function |
Common shortcut |
| Line Break | Starts a new line without creating a new paragraph | Shift + Enter |
| Page Break | Starts content on the next page | Ctrl + Enter |
| Section Break | Divides a document into separately formatted sections | Selected through Layout |
A Section Break permits different orientation, columns, margins, headers or footers within parts of a document. Types include Next Page, Continuous, Even Page and Odd Page.
Important: Pressing Enter repeatedly is not a reliable substitute for a Page Break. Later editing can disturb the layout.
9. Page Setup
- Margins: Blank spaces between page edges and content.
- Orientation: Portrait or Landscape.
- Size: Paper dimensions, such as A4.
- Columns: Divides text into newspaper-style columns.
- Gutter margin: Provides additional space for binding.
Portrait pages are taller than they are wide; Landscape pages are wider than they are tall. Changing orientation does not delete document text.
10. Headers, Footers and Page Numbers
A header appears in the page’s upper area, while a footer appears in the lower area. They can contain titles, dates or page numbers.
Headers and footers have an editing area separate from the main document body. Section Breaks and Link to Previous can help create different headers or footers in different sections.
A footnote supplies a reference or note at the bottom of a page. An endnote is placed at the end of a document or section. A footer and a footnote are not the same.
11. Bullets, Numbering and Styles
- Bullets: Items without a required sequence.
- Numbering: Ordered steps or items.
- Multilevel list: Main and subordinate list levels.
- Styles: Named formatting groups such as Heading 1 and Heading 2.
Styles create consistent headings. An automatic Table of Contents is normally based on heading styles or outline levels. Making text bold and large does not necessarily create structural headings.
12. Tables
A Microsoft Word table arranges content in rows and columns. Their intersection is a cell.
- Merge Cells: Combines multiple cells.
- Split Cells: Divides one cell into several cells.
- Insert Row/Column: Adds a new row or column.
- Delete Row/Column: Removes an entire row or column.
Tab usually moves to the next cell. Pressing Tab in the final cell can add a new row.
13. Mail Merge
Mail Merge combines a main document with records from a recipient data source to produce personalised documents.
- Main Document: Content common to all recipients.
- Data Source: Records containing names, addresses and other variable data.
- Merge Fields: Placeholders for fields from the data source.
- Merged Output: Personalised documents produced for individual records.
Example: Creating appointment letters with different candidate names and addresses using one common letter format.
Preview Results allows records to be reviewed before completing the merge. A data-source row generally represents one recipient; columns represent fields.
Avoid confusion: Mail Merge is not limited to sending email. It can be used for letters, labels, envelopes and email messages.
14. Review Tools
- Spelling and Grammar: Suggests possible language corrections.
- Thesaurus: Helps find synonyms or related words.
- Word Count: Reports words, characters and other statistics.
- Comments: Adds review remarks without directly changing the original text.
- Track Changes: Records insertions, deletions and formatting changes.
Turning off Track Changes does not automatically accept or reject existing changes. They must be handled separately using Accept or Reject.
Important: Spell Check cannot detect every contextual error. A correctly spelled but incorrect word can remain unnoticed.
15. Important Microsoft Word Shortcuts
| Shortcut |
Common action |
| Ctrl + N | New document |
| Ctrl + O | Open a document |
| Ctrl + S | Save |
| F12 | Save As dialog |
| Ctrl + P | Print |
| Ctrl + F | Find |
| Ctrl + H | Replace |
| Ctrl + K | Insert a hyperlink |
| Ctrl + Home | Beginning of document |
| Ctrl + End | End of document |
| Ctrl + Enter | Page Break |
| Shift + Enter | Line Break |
| F7 | Start spelling and grammar checking |
| Shift + F7 | Thesaurus |
| Shift + F3 | Change text case |
These shortcuts primarily concern desktop Microsoft Word for Windows. They can differ by platform, version, keyboard layout and customised settings.
16. Quick Revision
- Microsoft Word is a word-processing application.
- .docx — ordinary document; .docm — macro-enabled document.
- .dotx is a template format.
- Ctrl + H — Replace; Ctrl + K — Hyperlink.
- Ctrl + Enter — Page Break; Shift + Enter — Line Break.
- Justify aligns paragraph lines with both margins.
- A hanging indent moves all lines except the first inward.
- A Section Break permits separate page-layout formatting.
- Mail Merge = Main Document + Data Source + Merge Fields.
- Turning Track Changes off does not accept existing changes.
17. Practice Questions
These are original practice questions, not verified previous-year questions. Each question has one correct answer.
Question 1. Which extension identifies a macro-enabled Microsoft Word document?
A. .docx
B. .docm
C. .dotx
D. .txt
View answer and explanation
Correct answer: B. .docm
.docm is a macro-enabled Microsoft Word document format. Ordinary .docx does not preserve VBA macro code.
Question 2. What does Ctrl + H generally open in Microsoft Word?
A. Close Header
B. Help
C. Find and Replace
D. Hide Document
View answer and explanation
Correct answer: C. Find and Replace
Ctrl + H opens Replace; Ctrl + F is used to find content.
Question 3. Which shortcut starts a new line without creating a new paragraph?
A. Shift + Enter
B. Ctrl + Enter
C. Alt + Enter
D. Ctrl + Shift + Enter
View answer and explanation
Correct answer: A. Shift + Enter
Shift + Enter inserts a manual line break. Ctrl + Enter inserts a page break.
Question 4. Which feature is most useful for giving only one part of a document Landscape orientation?
A. Line Break only
B. Find and Replace
C. Word Count
D. Section Break
View answer and explanation
Correct answer: D. Section Break
A Section Break allows separate page-layout formatting within part of a document.
Question 5. What happens in a hanging indent?
A. Only the first line moves inward.
B. All lines except the first move inward.
C. The page becomes Landscape.
D. All text becomes hidden.
View answer and explanation
Correct answer: B.
In a hanging indent, the first line remains outside while subsequent lines are indented.
Question 6. In a Microsoft Word Mail Merge data source, one row generally represents:
A. One recipient record
B. A page margin only
C. One font style
D. A printer driver
View answer and explanation
Correct answer: A. One recipient record
Rows represent records, while columns contain fields such as name and address.
Question 7. What happens to existing tracked changes when Track Changes is turned off?
A. They are automatically accepted.
B. They are automatically rejected.
C. The document is deleted.
D. They remain until accepted or rejected.
View answer and explanation
Correct answer: D.
Turning tracking off stops recording new changes; existing tracked changes remain for review.
Question 8. Which option aligns paragraph lines with both margins?
A. Centre
B. Justify
C. Right Align
D. First-line Indent
View answer and explanation
Correct answer: B. Justify
Justify aligns paragraph lines with both the left and right margins.
Question 9. Which feature applies formatting from one location to another?
A. Format Painter
B. Mail Merge
C. Word Count
D. Page Number
View answer and explanation
Correct answer: A. Format Painter
Format Painter copies formatting from a source and applies it to target content.
Question 10. What should be used to structure headings for an automatic Table of Contents?
A. Repeated spaces after each line
B. Underlining all text
C. Changing font colour only
D. Heading styles
View answer and explanation
Correct answer: D. Heading styles
An automatic Table of Contents is normally based on headings and their outline levels.
Question 11. What can happen when Tab is pressed in the last cell of an MS Word table?
A. The whole table is deleted.
B. A new row is added.
C. The document closes.
D. Page orientation changes.
View answer and explanation
Correct answer: B. A new row is added.
Microsoft Word normally adds a row when Tab is pressed in the final table cell.
Question 12. What is Ctrl + K generally used for in Microsoft Word?
A. Inserting a hyperlink
B. Closing the document
C. Justifying text
D. Checking spelling
View answer and explanation
Correct answer: A. Inserting a hyperlink
Ctrl + K is the standard Microsoft Word shortcut for inserting a hyperlink.
Microsoft Word (MS Word)
Microsoft Word, जिसे संक्षेप में MS Word कहा जाता है, एक word-processing application है। इसका उपयोग पत्र, रिपोर्ट, आवेदन, रिज्यूमे और अन्य text-based documents बनाने, संपादित करने, format करने, सहेजने और print करने में होता है।
नाम लिखने की सही शैली: परीक्षा सामग्री में केवल “Word” लिखने के बजाय स्पष्ट रूप से Microsoft Word या MS Word लिखना अधिक उपयुक्त है।
1. Word Processing के सामान्य कार्य
- नया document बनाना और पुराने document को खोलना।
- Text लिखना, चुनना, हटाना, copy और move करना।
- Font और paragraph formatting लागू करना।
- Page margins, orientation और size निर्धारित करना।
- Table, picture, symbol, header और footer जोड़ना।
- Spelling और grammar संबंधी सुझाव देखना।
- Mail Merge से personalised documents तैयार करना।
- Document को print या PDF जैसे format में export करना।
Word Wrap सुविधा line भर जाने पर text को स्वतः अगली line में ले जाती है। नई visual line शुरू करने के लिए प्रत्येक बार Enter दबाना आवश्यक नहीं होता।
2. Microsoft Word के प्रमुख File Formats
| Extension |
पहचान |
| .docx |
सामान्य XML-based Microsoft Word document; macro code सुरक्षित नहीं रखता। |
| .docm |
Macro-enabled Microsoft Word document; VBA macro code रख सकता है। |
| .doc |
पुराने Microsoft Word versions से संबंधित binary document format। |
| .dotx |
Macro के बिना Microsoft Word template। |
| .dotm |
Macro-enabled Microsoft Word template। |
| .rtf |
Rich Text Format; text के साथ कुछ formatting सुरक्षित रख सकता है। |
| .txt |
Plain-text format; सामान्यतः rich document formatting सुरक्षित नहीं रखता। |
| .pdf |
Sharing और निश्चित layout के लिए उपयोगी export format; सामान्य Word editing format नहीं। |
महत्वपूर्ण: .docx और .docm समान नहीं हैं। Macro code रखने के लिए macro-enabled format आवश्यक हो सकता है।
3. Editing Operations
| कार्य |
अर्थ |
Shortcut |
| Cut |
चयनित content को मूल स्थान से हटाकर Clipboard पर रखना। |
Ctrl + X |
| Copy |
मूल content रखते हुए उसकी प्रति Clipboard पर रखना। |
Ctrl + C |
| Paste |
Clipboard का content cursor वाले स्थान पर रखना। |
Ctrl + V |
| Undo |
पिछली उपयुक्त कार्रवाई वापस लेना। |
Ctrl + Z |
| Redo / Repeat |
वापस ली गई या उपयुक्त पिछली कार्रवाई फिर करना। |
Ctrl + Y |
| Select All |
वर्तमान document का content चुनना। |
Ctrl + A |
Clipboard cut या copy किए गए content को paste करने के लिए अस्थायी रूप से उपलब्ध कराता है। Copy करने से मूल content नहीं हटता, जबकि Cut का उद्देश्य उसे दूसरे स्थान पर move करना होता है।
Backspace सामान्यतः cursor के बाईं ओर और Delete दाईं ओर का character हटाता है। Selected content होने पर दोनों चयन को हटा सकते हैं।
4. Find, Replace और Go To
- Ctrl + F: Text या अन्य समर्थित content खोजना।
- Ctrl + H: Find and Replace खोलना।
- Ctrl + G: Go To dialog खोलना।
Find and Replace के माध्यम से किसी शब्द की अनेक occurrences बदली जा सकती हैं। Replace All उपयोग करने से पहले search text और options की जाँच आवश्यक है, क्योंकि अनचाहे स्थान भी बदल सकते हैं।
भ्रम से बचें: Ctrl + H Microsoft Word में Replace से संबंधित है; Ctrl + F केवल खोजने के लिए है।
5. Character Formatting
Character formatting individual text characters या चुने गए text की appearance बदलती है।
| Formatting |
सामान्य उपयोग |
Shortcut |
| Bold |
Text को मोटा दिखाना |
Ctrl + B |
| Italic |
Text को तिरछा दिखाना |
Ctrl + I |
| Underline |
Text के नीचे रेखा |
Ctrl + U |
| Superscript |
Text को baseline से ऊपर छोटा दिखाना, जैसे x² |
Ctrl + Shift + Plus |
| Subscript |
Text को baseline से नीचे छोटा दिखाना, जैसे H₂O |
Ctrl + Equal Sign |
| Change Case |
UPPERCASE, lowercase और Capitalize Each Word जैसे case बदलना |
Shift + F3 |
Font character design है, जैसे Arial। Font Size text का आकार है, जिसे सामान्यतः points में व्यक्त किया जाता है। Font color, highlighting और text effects अन्य formatting विकल्प हैं।
Format Painter एक स्थान की formatting copy करके दूसरे text या object पर लागू करता है। यह सामान्य Clipboard copy की तरह मूल शब्दों को copy करने के लिए नहीं है।
6. Paragraph Formatting और Alignment
| Alignment |
अर्थ |
Shortcut |
| Left |
Text को बाएँ margin से align करना |
Ctrl + L |
| Center |
Text को दोनों margins के बीच केंद्र में रखना |
Ctrl + E |
| Right |
Text को दाएँ margin से align करना |
Ctrl + R |
| Justify |
Paragraph की lines को बाएँ और दाएँ दोनों margins के साथ align करना |
Ctrl + J |
Line Spacing paragraph की lines के बीच दूरी नियंत्रित करती है। Paragraph Spacing paragraphs से पहले या बाद की दूरी नियंत्रित करती है। ये दोनों समान नहीं हैं।
7. Indentation और Tabs
- Left Indent: पूरे paragraph को बाएँ margin से अंदर करना।
- Right Indent: पूरे paragraph को दाएँ margin से अंदर करना।
- First-line Indent: paragraph की केवल पहली line अंदर करना।
- Hanging Indent: पहली line को छोड़कर शेष lines अंदर करना।
Bibliography और reference lists में Hanging Indent का उपयोग हो सकता है। Ruler पर tab stops निर्धारित करके text को विशेष horizontal positions पर align किया जा सकता है।
मुख्य अंतर: First-line Indent में पहली line अंदर जाती है; Hanging Indent में पहली line बाहर रहती है और बाद की lines अंदर जाती हैं।
8. Page Break, Line Break और Section Break
| Break |
कार्य |
सामान्य Shortcut |
| Line Break |
नया paragraph बनाए बिना अगली line शुरू करना |
Shift + Enter |
| Page Break |
अगली page से content शुरू करना |
Ctrl + Enter |
| Section Break |
Document को अलग formatting sections में बाँटना |
Layout से चुना जाता है |
Section Break की सहायता से document के एक भाग में अलग orientation, columns, margins, header या footer लगाया जा सकता है। प्रकारों में Next Page, Continuous, Even Page और Odd Page शामिल हैं।
महत्वपूर्ण: कई बार Enter दबाकर नई page बनाना उचित Page Break का विकल्प नहीं है। बाद में editing होने पर layout बिगड़ सकता है।
9. Page Setup
- Margins: Page के किनारों और content के बीच खाली स्थान।
- Orientation: Portrait या Landscape।
- Size: A4 जैसे paper dimensions।
- Columns: Text को newspaper-style columns में बाँटना।
- Gutter Margin: Binding के लिए अतिरिक्त स्थान।
Portrait में page की ऊँचाई चौड़ाई से अधिक और Landscape में चौड़ाई ऊँचाई से अधिक होती है। केवल page orientation बदलने से text content delete नहीं होता।
10. Header, Footer और Page Number
Header page के ऊपरी क्षेत्र में और Footer निचले क्षेत्र में दिखाई देता है। इनमें title, chapter name, date या page number रखा जा सकता है।
Header और Footer का content मुख्य document body से अलग editing area में होता है। Section Break और Link to Previous setting की सहायता से अलग sections में अलग header-footer बनाए जा सकते हैं।
Footnote page के नीचे reference या अतिरिक्त जानकारी देती है। Endnote document या section के अंत में रखी जाती है। Footer और Footnote एक ही चीज नहीं हैं।
11. Bullets, Numbering और Styles
- Bullets: ऐसे बिंदुओं के लिए जिनका निश्चित क्रम आवश्यक नहीं।
- Numbering: क्रम, steps या प्राथमिकता दिखाने के लिए।
- Multilevel List: मुख्य और उप-स्तर वाली सूची।
- Styles: नामित formatting समूह, जैसे Heading 1 और Heading 2।
Styles से headings में consistency आती है। Microsoft Word की automatic Table of Contents सामान्यतः heading styles या outline levels पर आधारित होती है। केवल text को bold और बड़ा कर देना आवश्यक रूप से उसे heading structure नहीं बनाता।
12. Tables
Microsoft Word table rows और columns में content व्यवस्थित करती है। Row और column के intersection को cell कहते हैं।
- Merge Cells: अनेक cells को एक cell बनाना।
- Split Cells: एक cell को अनेक cells में बाँटना।
- Insert Row/Column: नई row या column जोड़ना।
- Delete Row/Column: पूरी row या column हटाना।
Cell में Tab दबाने से सामान्यतः अगली cell पर cursor जाता है। अंतिम cell में Tab दबाने पर Microsoft Word नई row जोड़ सकता है।
13. Mail Merge
Mail Merge एक मुख्य document को recipient data source के records से जोड़कर अनेक personalised documents बनाता है।
इसके प्रमुख भाग:
- Main Document: सभी recipients के लिए समान content।
- Data Source: नाम, पता और अन्य बदलने वाले records।
- Merge Fields: Data source के fields रखने वाले placeholders।
- Merged Output: प्रत्येक record के लिए तैयार personalised document।
उदाहरण: एक ही नियुक्ति-पत्र format में अलग-अलग अभ्यर्थियों का नाम और पता भरना।
Preview Results से final merge से पहले records देखे जा सकते हैं। Data source में एक row सामान्यतः एक recipient record और columns fields को दर्शाती हैं।
भ्रम से बचें: Mail Merge केवल email भेजने तक सीमित नहीं है। इसका उपयोग letters, labels, envelopes और email messages जैसे outputs के लिए किया जा सकता है।
14. Review Tools
- Spelling and Grammar: संभावित भाषा त्रुटियों के सुझाव।
- Thesaurus: समानार्थी या संबंधित शब्द खोजने में सहायता।
- Word Count: शब्द, character और अन्य document statistics।
- Comments: मूल text को सीधे बदले बिना review remark जोड़ना।
- Track Changes: insertions, deletions और formatting changes रिकॉर्ड करना।
Track Changes बंद करने से पहले से रिकॉर्ड changes स्वतः स्वीकार या अस्वीकार नहीं होते। उन्हें अलग से Accept या Reject करना पड़ता है। Comment resolve या delete करना भी tracked change स्वीकार करने के समान नहीं है।
महत्वपूर्ण: Spell Check उपयोगी है, लेकिन context की हर गलती नहीं पकड़ता। “Their” के स्थान पर “There” जैसे सही spelling वाले गलत शब्द छूट सकते हैं।
15. महत्वपूर्ण Microsoft Word Shortcuts
| Shortcut |
सामान्य कार्य |
| Ctrl + N | नया document |
| Ctrl + O | Document खोलना |
| Ctrl + S | Save |
| F12 | Save As dialog |
| Ctrl + P | Print |
| Ctrl + F | Find |
| Ctrl + H | Replace |
| Ctrl + K | Hyperlink जोड़ना |
| Ctrl + Home | Document के आरंभ पर जाना |
| Ctrl + End | Document के अंत पर जाना |
| Ctrl + Enter | Page Break |
| Shift + Enter | Line Break |
| F7 | Spelling और grammar check शुरू करना |
| Shift + F7 | Thesaurus |
| Shift + F3 | Text case बदलना |
Shortcuts Microsoft Word के desktop Windows version के संदर्भ में दिए गए हैं। Platform, version, keyboard layout और customised settings के अनुसार अंतर हो सकता है।
16. त्वरित पुनरावृत्ति
- Microsoft Word एक word-processing application है।
- .docx सामान्य document; .docm macro-enabled document।
- .dotx template format है।
- Ctrl + H — Replace; Ctrl + K — Hyperlink।
- Ctrl + Enter — Page Break; Shift + Enter — Line Break।
- Justify text को दोनों margins से align करता है।
- Hanging Indent में पहली line को छोड़कर शेष lines अंदर होती हैं।
- Section Break अलग page-layout formatting की सुविधा देता है।
- Mail Merge = Main Document + Data Source + Merge Fields।
- Track Changes बंद करना पुराने changes स्वीकार करना नहीं है।
17. अभ्यास प्रश्न
ये मौलिक अभ्यास प्रश्न हैं, सत्यापित पूर्ववर्ष प्रश्न नहीं। प्रत्येक प्रश्न का एक सही उत्तर है।
प्रश्न 1. Macro code रखने वाले Microsoft Word document की extension कौन-सी है?
A. .docx
B. .docm
C. .dotx
D. .txt
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. .docm
.docm macro-enabled Microsoft Word document format है। सामान्य .docx VBA macro code सुरक्षित नहीं रखता।
प्रश्न 2. Microsoft Word में Ctrl + H का उपयोग किसके लिए होता है?
A. Header बंद करने के लिए
B. Help खोलने के लिए
C. Find and Replace खोलने के लिए
D. Document छिपाने के लिए
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: C. Find and Replace
Ctrl + H Replace interface खोलता है; Ctrl + F का उपयोग खोजने के लिए होता है।
प्रश्न 3. नया paragraph बनाए बिना अगली line शुरू करने का shortcut कौन-सा है?
A. Shift + Enter
B. Ctrl + Enter
C. Alt + Enter
D. Ctrl + Shift + Enter
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. Shift + Enter
Shift + Enter manual line break देता है। Ctrl + Enter page break देता है।
प्रश्न 4. Document के केवल एक भाग को Landscape orientation देने के लिए कौन-सी सुविधा सर्वाधिक उपयोगी है?
A. केवल Line Break
B. Find and Replace
C. Word Count
D. Section Break
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D. Section Break
Section Break document के अलग भाग में अलग page-layout formatting लागू करने देता है।
प्रश्न 5. Hanging Indent में क्या होता है?
A. केवल पहली line अंदर होती है।
B. पहली line को छोड़कर शेष lines अंदर होती हैं।
C. पूरा page Landscape हो जाता है।
D. सभी text hidden हो जाते हैं।
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B.
Hanging Indent में पहली line बाहर और subsequent lines निर्धारित दूरी तक अंदर रहती हैं।
प्रश्न 6. Microsoft Word में Mail Merge के data source की एक row सामान्यतः क्या दर्शाती है?
A. एक recipient record
B. केवल page margin
C. एक font style
D. printer driver
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. एक recipient record
Data source की rows records और columns नाम, पता जैसे fields दर्शाते हैं।
प्रश्न 7. Track Changes बंद करने पर पहले से रिकॉर्ड किए गए changes का क्या होता है?
A. वे स्वतः स्वीकार हो जाते हैं।
B. वे स्वतः अस्वीकार हो जाते हैं।
C. Document तुरंत delete हो जाता है।
D. वे बने रहते हैं, जब तक उन्हें Accept या Reject न किया जाए।
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D.
Tracking बंद करना केवल नए changes की recording रोकता है; मौजूदा tracked changes अलग से निपटाने होते हैं।
प्रश्न 8. Microsoft Word में दोनों margins से paragraph align करने के लिए कौन-सा विकल्प है?
A. Center
B. Justify
C. Right Align
D. First-line Indent
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. Justify
Justify paragraph की lines को बाएँ और दाएँ दोनों margins के साथ align करता है।
प्रश्न 9. Formatting को एक स्थान से दूसरे स्थान पर लागू करने के लिए कौन-सी सुविधा उपयोगी है?
A. Format Painter
B. Mail Merge
C. Word Count
D. Page Number
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. Format Painter
Format Painter source की formatting copy करके target content पर लागू करता है।
प्रश्न 10. Automatic Table of Contents तैयार करने के लिए document की उचित संरचना किससे बनानी चाहिए?
A. प्रत्येक line के बाद spaces देकर
B. सभी text को underline करके
C. केवल font colour बदलकर
D. Heading styles का उपयोग करके
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D. Heading styles
Automatic Table of Contents सामान्यतः document headings और उनके outline levels पर आधारित होती है।
प्रश्न 11. MS Word table की अंतिम cell में Tab दबाने पर सामान्यतः क्या हो सकता है?
A. पूरी table delete हो जाती है।
B. नई row जुड़ जाती है।
C. Document बंद हो जाता है।
D. Page orientation बदल जाती है।
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. नई row जुड़ जाती है।
अंतिम table cell में Tab दबाने पर Microsoft Word सामान्यतः table में नई row जोड़ता है।
प्रश्न 12. Microsoft Word में Ctrl + K का उपयोग सामान्यतः किसके लिए होता है?
A. Hyperlink जोड़ने के लिए
B. Document बंद करने के लिए
C. Text justify करने के लिए
D. Spelling check के लिए
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. Hyperlink जोड़ने के लिए
Ctrl + K hyperlink insert करने का सामान्य Microsoft Word shortcut है।