Microsoft PowerPoint (MS PowerPoint)
Microsoft PowerPoint is a presentation application that presents information through slides. It is used in office meetings, training, project reporting and classroom teaching. Slides can contain text, pictures, tables, charts, audio and video.
Scope: These notes primarily cover desktop MS PowerPoint for Windows. Features and shortcuts may differ according to the version, platform and keyboard.
1. Presentations and Slides
- Presentation: A collection of slides related to a subject.
- Slide: An individual page or screen of a presentation.
- Slide Show: The mode used to present slides to an audience.
- Slide Thumbnail: A small preview of a slide.
- Speaker Notes: Notes written to assist the presenter.
Remember the distinction: MS Word primarily creates documents, MS Excel handles spreadsheets and calculations, and MS PowerPoint creates slide-based presentations.
2. Important File Extensions
| Extension | Identification |
|---|
| .pptx | Standard modern PowerPoint presentation; does not preserve VBA macros. |
| .pptm | Macro-enabled presentation. |
| .ppt | Older PowerPoint 97–2003 presentation format. |
| .ppsx | PowerPoint Show; normally launches directly into Slide Show when opened. |
| .potx | PowerPoint template. |
| .pdf | A format for sharing or printing static pages. |
Exam trap: A .ppsx file is not necessarily uneditable. It can be opened within MS PowerPoint for editing. A PDF export does not play PowerPoint animations and transitions as a slide show does.
3. Placeholders, Layouts, Themes and Templates
| Term | Meaning |
|---|
| Placeholder | A predefined area for a title, text or other content. |
| Slide Layout | The arrangement and structure of placeholders on a slide. |
| Theme | A coordinated set of colours, fonts and effects. |
| Template | A reusable starting model that may include design, layouts and sample content. |
Example: Title Slide provides title and subtitle areas. Title and Content provides a title and a content area. A Blank layout normally has no predefined content placeholders.
Remember: Layout determines where content is placed; Theme determines its coordinated appearance. Users can insert a Text Box where needed; it is not the same as a layout placeholder.
4. Adding, Copying and Rearranging Slides
- New Slide: Adds a new slide.
- Duplicate Slide: Creates a copy of the selected slide.
- Delete Slide: Removes the selected slide.
- Reorder: Drag slides in the thumbnail pane or Slide Sorter to change their order.
- Section: Organises related slides into groups.
Selection matters: Pressing Delete with a slide thumbnail selected can remove the slide. If a shape within the slide is selected, Delete removes that shape.
5. Important MS PowerPoint Views
| View | Main purpose |
|---|
| Normal View | Creating and editing slides. |
| Outline View | Primarily reviewing slide titles and main text. |
| Slide Sorter View | Arranging slides using multiple thumbnails. |
| Notes Page View | Viewing a slide together with its speaker notes page. |
| Slide Show View | Presenting slides full-screen. |
| Reading View | Viewing the presentation within a window. |
Task example: Use Slide Sorter to rearrange 25 slides. Use Normal View to edit the text on an individual slide.
6. Slide Master
A Slide Master controls shared design and formatting for associated slides. It can help apply consistent fonts, backgrounds or logos.
Example: Place an organisation's logo on the Slide Master to display it consistently on associated training slides.
Precise distinction: A master affects its associated slides and layouts. A presentation can contain multiple Slide Masters. An element placed on one particular layout relates to slides using that layout.
Other masters: Handout Master controls handout appearance; Notes Master controls notes-page appearance.
7. Text, Pictures and Other Objects
- Text Box: Adds extra text to a slide.
- WordArt: Provides decorative text effects.
- Shapes: Includes arrows, rectangles, circles and other shapes.
- SmartArt: Visually represents processes, hierarchies or relationships.
- Chart: Shows numerical comparisons or trends.
- Table: Organises data into rows and columns.
- Crop: Limits the visible area of a picture.
Distinction: SmartArt is useful for an organisational hierarchy, while a chart may be more appropriate for comparing monthly expenditure.
Arranging objects
- Align: Positions objects along a common edge or centre.
- Distribute: Creates equal spacing between objects.
- Group: Allows multiple objects to be moved or resized as a group.
- Bring to Front/Send to Back: Changes the stacking order of overlapping objects.
8. Transitions versus Animations
| Basis | Transition | Animation |
|---|
| Applies to | The change between slides | Text or objects within a slide |
| Example | The next slide fading into view | A title using Fly In |
| Main tab | Transitions | Animations |
Simple identification: An effect when the slide changes is a transition. An effect applied to a picture, text or shape on the slide is an animation.
A slide has one selected transition at a time. An object can have multiple animation effects.
9. Animation Types and Timing
| Type | Purpose |
|---|
| Entrance | Brings an object into view. |
| Emphasis | Draws attention to an object already visible. |
| Exit | Removes an object from view. |
| Motion Paths | Moves an object along a specified route. |
- On Click: Starts on a click or another command that advances the next effect.
- With Previous: Starts with the preceding effect when no additional delay is specified.
- After Previous: Starts after the preceding effect finishes; Delay can add a further wait.
- Duration: How long the effect runs.
- Delay: An additional wait before the effect begins.
- Animation Pane: Helps manage the list, order and timing of effects.
Example: To make a picture appear automatically after the title's animation finishes, set the picture's Start option to After Previous.
10. Hyperlinks and Action Buttons
A Hyperlink can connect text or an object to a webpage, a file or another slide in the presentation.
An Action Button is a shape that can be assigned an action, such as moving to the next slide, previous slide or main menu.
Practical example: Link a chapter name on a contents slide to that chapter's starting slide. Such internal navigation does not require the internet; opening an online webpage normally requires a network connection.
11. Speaker Notes and Presenter View
Speaker Notes can contain examples, reminders and additional explanations. They do not appear as slide content during a normal Slide Show.
Presenter View provides tools such as the current slide, a preview of the next slide and speaker notes. In a correctly configured dual-display setup, the audience sees the Slide Show while the presenter sees Presenter View.
Caution: Choose the correct window or display when screen-sharing. Sharing the wrong screen can expose private speaker notes to the audience.
12. Hide Slide, Custom Show and Rehearse Timings
- Hide Slide: Keeps a slide in the file but skips it during the normal slide-show sequence.
- Delete Slide: Removes a slide from the presentation.
- Custom Slide Show: Creates a particular presentation sequence using selected slides.
- Rehearse Timings: Helps record the time spent on slides while practising a presentation.
Example: A Custom Slide Show can present a 10-slide introduction from a 30-slide report. Hide Slide can keep extra details out of the normal presentation without deleting them.
13. Printing and Handouts
- Full Page Slides: One slide per printed page.
- Notes Pages: A slide together with its speaker notes.
- Handouts: Multiple slides per page, useful for distribution to the audience.
- Outline: Prints the presentation's text outline.
Important distinction: Notes Pages are useful for detailed presenter notes. Handouts provide multiple slides using fewer printed pages.
14. Important Keyboard Shortcuts
| Shortcut | Action in desktop MS PowerPoint for Windows |
|---|
| Ctrl + N | Create a new presentation. |
| Ctrl + M | Add a new slide. |
| Ctrl + D | Duplicate a selected object or a slide selected in the thumbnail pane. |
| Ctrl + K | Insert a hyperlink. |
| Ctrl + S | Save. |
| Ctrl + P | Open printing options in editing mode. |
| F5 | Start Slide Show from the beginning. |
| Shift + F5 | Start Slide Show from the current slide. |
| Esc | End Slide Show. |
| B | Show a black screen or return during Slide Show. |
| W | Show a white screen or return during Slide Show. |
| Slide number, then Enter | Go to that slide during Slide Show. |
Mode matters: A shortcut can perform different actions in different modes. For example, Ctrl + P opens printing options while editing but can select the pen pointer during Slide Show.
15. Quick Revision
- A presentation is a collection of slides.
- Layout defines structure; Theme provides coordinated design.
- Slide Master controls shared formatting for associated slides.
- A transition affects the slide change; an animation affects an object.
- Hide Slide does not mean Delete Slide.
- F5 starts from the beginning; Shift + F5 starts from the current slide.
- Handouts can print several slides on one page.
- Speaker Notes are not part of the slide content in a normal Slide Show.
16. Practice Questions
These are original practice questions, not verified previous-year questions. Each question has one correct answer.
Question 1. What is the standard modern MS PowerPoint presentation extension?
A. .xlsx
B. .pptx
C. .docx
D. .accdb
View answer and explanation
Correct answer: B. .pptx
.pptx is the standard modern PowerPoint presentation format.
Question 2. Which view is suitable for reviewing thumbnails of 40 slides and rearranging their order?
A. Notes Page
B. Reading View
C. Slide Sorter
D. Slide Show
View answer and explanation
Correct answer: C. Slide Sorter
Slide Sorter displays multiple slide previews, making their order easier to organise.
Question 3. Which feature helps place an organisation's logo consistently on slides associated with the same master?
A. Slide Master
B. Rehearse Timings
C. Slide Show
D. Animation Pane
View answer and explanation
Correct answer: A. Slide Master
Slide Master helps apply shared design elements to associated slides.
Question 4. What is the visual effect seen when moving from one slide to the next called?
A. Grouping
B. Cropping
C. Hyperlink
D. Transition
View answer and explanation
Correct answer: D. Transition
A transition concerns the change between slides. An animation applies to an object within a slide.
Question 5. Which animation type moves a visible picture along a specified route?
A. Entrance
B. Motion Paths
C. Exit
D. Slide Layout
View answer and explanation
Correct answer: B. Motion Paths
Motion Paths defines the route along which an object moves.
Question 6. Which option starts an effect after the preceding animation finishes, without requiring another click?
A. After Previous
B. On Click
C. With Previous
D. Hide Slide
View answer and explanation
Correct answer: A. After Previous
After Previous starts the next effect after the preceding effect has finished.
Question 7. Which shortcut starts Slide Show from the current slide?
A. Ctrl + F5
B. F5
C. Shift + F5
D. Alt + F4
View answer and explanation
Correct answer: C. Shift + F5
Shift + F5 starts from the current slide. F5 starts from the beginning.
Question 8. What does Hide Slide do?
A. Permanently deletes the slide.
B. Deletes only the slide's text.
C. Converts the slide into a PDF.
D. Retains the slide in the file but skips it in the normal Slide Show sequence.
View answer and explanation
Correct answer: D. Retains the slide in the file but skips it in the normal Slide Show sequence.
Hide Slide affects normal presentation playback; it does not delete the slide.
Question 9. Which option is useful for printing several slides on one page?
A. Notes Pages
B. Handouts
C. Slide Master
D. Full Page Slides
View answer and explanation
Correct answer: B. Handouts
Handouts can place multiple slides on a printed page.
Question 10. In a correctly configured dual-display setup, which feature shows notes to the speaker while the audience sees the slide show?
A. Presenter View
B. Slide Sorter
C. Outline View
D. Handout Master
View answer and explanation
Correct answer: A. Presenter View
Presenter View provides the speaker with notes and supporting presentation tools.
Question 11. What does a Slide Layout primarily determine?
A. The file password
B. The total presentation duration
C. The arrangement of placeholders
D. The printer speed
View answer and explanation
Correct answer: C. The arrangement of placeholders
A layout defines the structure and position of placeholders such as title and content areas.
Question 12. Which shortcut adds a new slide in MS PowerPoint?
A. Ctrl + N
B. Ctrl + K
C. Ctrl + P
D. Ctrl + M
View answer and explanation
Correct answer: D. Ctrl + M
Ctrl + M adds a new slide. Ctrl + N creates a new presentation.
Microsoft PowerPoint (MS PowerPoint)
Microsoft PowerPoint एक प्रेजेंटेशन एप्लिकेशन है। इसमें जानकारी को स्लाइडों के माध्यम से प्रस्तुत किया जाता है। कार्यालयी बैठक, प्रशिक्षण, परियोजना रिपोर्ट और कक्षा शिक्षण में इसका उपयोग होता है। स्लाइड में टेक्स्ट, चित्र, तालिका, चार्ट, ऑडियो और वीडियो शामिल किए जा सकते हैं।
अध्याय का दायरा: ये नोट्स मुख्यतः Windows के डेस्कटॉप MS PowerPoint पर आधारित हैं। संस्करण, प्लेटफॉर्म और कीबोर्ड के अनुसार कुछ सुविधाएँ या शॉर्टकट अलग हो सकते हैं।
1. प्रेजेंटेशन और स्लाइड
- Presentation: एक विषय से संबंधित स्लाइडों का संग्रह।
- Slide: प्रेजेंटेशन का एक पृष्ठ या स्क्रीन।
- Slide Show: स्लाइडों को दर्शकों के सामने प्रस्तुत करने का मोड।
- Slide Thumbnail: स्लाइड का छोटा पूर्वावलोकन।
- Speaker Notes: वक्ता की सहायता के लिए लिखे गए नोट्स।
अंतर याद रखें: MS Word मुख्यतः दस्तावेज बनाने, MS Excel स्प्रेडशीट और गणना करने तथा MS PowerPoint स्लाइड-आधारित प्रस्तुति बनाने के लिए उपयोग होता है।
2. महत्वपूर्ण फाइल एक्सटेंशन
| एक्सटेंशन | पहचान |
|---|
| .pptx | सामान्य आधुनिक PowerPoint प्रेजेंटेशन; VBA मैक्रो सुरक्षित नहीं रखता। |
| .pptm | मैक्रो-सक्षम प्रेजेंटेशन। |
| .ppt | पुराना PowerPoint 97–2003 प्रेजेंटेशन प्रारूप। |
| .ppsx | PowerPoint Show; सामान्य रूप से खोलने पर सीधे Slide Show शुरू होता है। |
| .potx | PowerPoint टेम्पलेट। |
| .pdf | स्थिर पृष्ठों के रूप में साझा करने या प्रिंट करने का प्रारूप। |
परीक्षा में भ्रम: .ppsx का अर्थ यह नहीं है कि फाइल संपादित नहीं हो सकती। उसे MS PowerPoint के भीतर खोलकर संपादित किया जा सकता है। PDF निर्यात में PowerPoint के एनिमेशन और ट्रांजिशन उसी तरह नहीं चलते।
3. Placeholder, Layout, Theme और Template
| शब्द | अर्थ |
|---|
| Placeholder | शीर्षक, टेक्स्ट या अन्य सामग्री रखने का पहले से निर्धारित स्थान। |
| Slide Layout | स्लाइड पर Placeholder की व्यवस्था और संरचना। |
| Theme | रंग, फॉन्ट और प्रभावों का समन्वित समूह। |
| Template | नई प्रेजेंटेशन के लिए पुनः उपयोग योग्य प्रारंभिक नमूना; इसमें डिजाइन, लेआउट और नमूना सामग्री हो सकती है। |
उदाहरण: Title Slide में शीर्षक और उपशीर्षक के स्थान होते हैं। Title and Content में शीर्षक तथा सामग्री का स्थान होता है। Blank लेआउट में सामान्यतः पहले से बने Content Placeholder नहीं होते।
याद रखें: Layout बताता है कि सामग्री कहाँ रखी जाएगी; Theme बताती है कि उसका समग्र रूप कैसा होगा। Text Box को उपयोगकर्ता आवश्यकतानुसार जोड़ सकता है; वह Layout Placeholder के समान नहीं है।
4. स्लाइड जोड़ना, कॉपी करना और क्रम बदलना
- New Slide: नई स्लाइड जोड़ता है।
- Duplicate Slide: चुनी गई स्लाइड की प्रतिलिपि बनाता है।
- Delete Slide: चुनी गई स्लाइड हटाता है।
- Reorder: Thumbnail Pane या Slide Sorter में स्लाइड खींचकर क्रम बदला जा सकता है।
- Section: संबंधित स्लाइडों को समूहों में व्यवस्थित करता है।
चयन का महत्व: यदि स्लाइड का Thumbnail चयनित है, तो Delete से स्लाइड हट सकती है। यदि स्लाइड के भीतर कोई आकृति चयनित है, तो Delete उस आकृति को हटाता है।
5. MS PowerPoint के महत्वपूर्ण व्यू
| व्यू | मुख्य उपयोग |
|---|
| Normal View | स्लाइड बनाना और संपादित करना। |
| Outline View | मुख्यतः स्लाइड के शीर्षक और मुख्य टेक्स्ट की रूपरेखा देखना। |
| Slide Sorter View | अनेक स्लाइडों के Thumbnail देखकर क्रम व्यवस्थित करना। |
| Notes Page View | स्लाइड और उससे जुड़े वक्ता नोट्स का पृष्ठ देखना। |
| Slide Show View | प्रस्तुति को पूर्ण स्क्रीन में चलाना। |
| Reading View | विंडो के भीतर प्रस्तुति देखना। |
चयन का उदाहरण: 25 स्लाइडों का क्रम बदलना हो तो Slide Sorter उपयोगी है। किसी एक स्लाइड का टेक्स्ट संपादित करना हो तो Normal View उपयुक्त है।
6. Slide Master
Slide Master संबंधित स्लाइडों की साझा डिजाइन और फॉर्मेटिंग नियंत्रित करता है। इसका उपयोग समान फॉन्ट, पृष्ठभूमि या लोगो लागू करने में किया जा सकता है।
उदाहरण: किसी प्रशिक्षण प्रेजेंटेशन की संबंधित स्लाइडों पर संस्था का लोगो एक ही स्थान पर रखना हो, तो उसे Slide Master पर रखा जा सकता है।
सटीक अंतर: Master का प्रभाव उससे संबंधित स्लाइडों और लेआउट पर पड़ता है। एक प्रेजेंटेशन में अनेक Slide Master हो सकते हैं। किसी विशेष लेआउट पर रखा गया तत्व केवल उस लेआउट का उपयोग करने वाली स्लाइडों से संबंधित होता है।
अन्य Master: Handout Master हैंडआउट का रूप नियंत्रित करता है; Notes Master नोट्स पृष्ठों का रूप नियंत्रित करता है।
7. टेक्स्ट, चित्र और अन्य ऑब्जेक्ट
- Text Box: स्लाइड पर अतिरिक्त टेक्स्ट रखने के लिए।
- WordArt: सजावटी टेक्स्ट प्रभावों के लिए।
- Shapes: तीर, आयत, वृत्त और अन्य आकृतियाँ।
- SmartArt: प्रक्रिया, पदानुक्रम या संबंध को दृश्य रूप में प्रस्तुत करने के लिए।
- Chart: संख्यात्मक डेटा की तुलना या प्रवृत्ति दिखाने के लिए।
- Table: डेटा को रो और कॉलम में व्यवस्थित करने के लिए।
- Crop: चित्र का दिखाई देने वाला क्षेत्र सीमित करने के लिए।
अंतर: संस्था की पदानुक्रम संरचना के लिए SmartArt उपयोगी है; माहवार खर्च की तुलना के लिए Chart अधिक उपयुक्त हो सकता है।
ऑब्जेक्ट व्यवस्थित करना
- Align: ऑब्जेक्ट को समान किनारे या केंद्र के अनुसार व्यवस्थित करता है।
- Distribute: ऑब्जेक्ट के बीच समान अंतर रखता है।
- Group: अनेक ऑब्जेक्ट को एक समूह की तरह स्थानांतरित या आकार बदलने देता है।
- Bring to Front/Send to Back: एक-दूसरे के ऊपर रखे ऑब्जेक्ट का क्रम बदलता है।
8. Transition और Animation का अंतर
| आधार | Transition | Animation |
|---|
| कहाँ लागू होता है? | स्लाइड बदलने पर | स्लाइड के टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट पर |
| उदाहरण | अगली स्लाइड का Fade होकर आना | शीर्षक का Fly In करना |
| मुख्य टैब | Transitions | Animations |
सरल पहचान: पूरी स्लाइड बदलने का प्रभाव Transition है। उसी स्लाइड पर किसी चित्र, टेक्स्ट या आकृति का प्रभाव Animation है।
एक स्लाइड के लिए एक समय में एक Transition चुना जाता है। एक ऑब्जेक्ट पर अनेक Animation प्रभाव लगाए जा सकते हैं।
9. Animation के प्रकार और टाइमिंग
| प्रकार | कार्य |
|---|
| Entrance | ऑब्जेक्ट को दृश्य में लाना। |
| Emphasis | पहले से दिखाई दे रहे ऑब्जेक्ट पर ध्यान आकर्षित करना। |
| Exit | ऑब्जेक्ट को दृश्य से हटाना। |
| Motion Paths | ऑब्जेक्ट को निर्धारित रास्ते पर चलाना। |
- On Click: क्लिक या अगले प्रभाव को चलाने वाले आदेश पर शुरू होता है।
- With Previous: पिछले प्रभाव के साथ शुरू होता है, यदि अतिरिक्त Delay नहीं दिया गया हो।
- After Previous: पिछला प्रभाव पूरा होने के बाद शुरू होता है; Delay अतिरिक्त प्रतीक्षा जोड़ सकता है।
- Duration: प्रभाव चलने की अवधि।
- Delay: प्रभाव शुरू होने से पहले अतिरिक्त प्रतीक्षा।
- Animation Pane: प्रभावों की सूची, क्रम और टाइमिंग व्यवस्थित करने में सहायता करता है।
उदाहरण: शीर्षक के आने के बाद बिना नए क्लिक के चित्र दिखाना हो, तो चित्र का Start विकल्प After Previous रखा जा सकता है।
10. Hyperlink और Action Button
Hyperlink टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को किसी वेबपेज, फाइल या प्रेजेंटेशन की दूसरी स्लाइड से जोड़ सकता है।
Action Button ऐसी आकृति है जिस पर नेविगेशन जैसी कार्रवाई निर्धारित की जा सकती है। उदाहरण: अगली स्लाइड, पिछली स्लाइड या मुख्य मेनू पर जाना।
व्यावहारिक उदाहरण: सामग्री-सूची वाली स्लाइड पर अध्याय के नाम को उस अध्याय की स्लाइड से जोड़ना। प्रेजेंटेशन के भीतर ऐसी नेविगेशन के लिए इंटरनेट आवश्यक नहीं है; ऑनलाइन वेबपेज खोलने के लिए सामान्यतः नेटवर्क चाहिए।
11. Speaker Notes और Presenter View
Speaker Notes में वक्ता उदाहरण, संकेत और अतिरिक्त व्याख्या लिख सकता है। ये सामान्य Slide Show में स्लाइड की सामग्री के रूप में दिखाई नहीं देते।
Presenter View वक्ता को वर्तमान स्लाइड, अगली स्लाइड का पूर्वावलोकन और नोट्स जैसे सहायक उपकरण दिखाता है। सही ड्यूल-डिस्प्ले व्यवस्था में दर्शकों को Slide Show और वक्ता को Presenter View दिखता है।
सावधानी: स्क्रीन साझा करते समय सही विंडो या डिस्प्ले चुनें। गलत स्क्रीन साझा करने पर निजी Speaker Notes भी दर्शकों को दिखाई दे सकते हैं।
12. Hide Slide, Custom Show और Rehearse Timings
- Hide Slide: स्लाइड फाइल में रहती है, लेकिन सामान्य क्रम में चलने वाले Slide Show में छोड़ दी जाती है।
- Delete Slide: स्लाइड को प्रेजेंटेशन से हटाता है।
- Custom Slide Show: चुनी गई स्लाइडों का विशेष प्रस्तुति क्रम बनाता है।
- Rehearse Timings: प्रस्तुति का अभ्यास करते समय स्लाइडों पर बिताया समय रिकॉर्ड करने में सहायता करता है।
उदाहरण: 30 स्लाइडों की रिपोर्ट से 10 स्लाइडों का संक्षिप्त परिचय दिखाना हो, तो Custom Slide Show उपयोगी है। अतिरिक्त विवरण वाली स्लाइड को हटाए बिना सामान्य प्रस्तुति से अलग रखने के लिए Hide Slide उपयोग किया जा सकता है।
13. प्रिंटिंग और हैंडआउट
- Full Page Slides: प्रत्येक पेज पर एक स्लाइड।
- Notes Pages: स्लाइड के साथ उसके Speaker Notes।
- Handouts: एक पेज पर अनेक स्लाइड; दर्शकों को वितरित करने के लिए उपयोगी।
- Outline: प्रेजेंटेशन की टेक्स्ट रूपरेखा प्रिंट करने का विकल्प।
महत्वपूर्ण अंतर: Notes Pages वक्ता के विस्तृत नोट्स के लिए उपयुक्त हैं। Handouts कम पृष्ठों में अनेक स्लाइड उपलब्ध कराने के लिए उपयोगी हैं।
14. महत्वपूर्ण कीबोर्ड शॉर्टकट
| शॉर्टकट | कार्य: Windows डेस्कटॉप MS PowerPoint |
|---|
| Ctrl + N | नई प्रेजेंटेशन। |
| Ctrl + M | नई स्लाइड। |
| Ctrl + D | चयनित ऑब्जेक्ट या Thumbnail में चयनित स्लाइड की प्रतिलिपि। |
| Ctrl + K | Hyperlink जोड़ना। |
| Ctrl + S | सेव करना। |
| Ctrl + P | संपादन मोड में प्रिंट विकल्प। |
| F5 | शुरुआत से Slide Show। |
| Shift + F5 | वर्तमान स्लाइड से Slide Show। |
| Esc | Slide Show समाप्त करना। |
| B | Slide Show में काली स्क्रीन दिखाना/वापस आना। |
| W | Slide Show में सफेद स्क्रीन दिखाना/वापस आना। |
| स्लाइड संख्या, फिर Enter | Slide Show में उस स्लाइड पर जाना। |
मोड का अंतर: शॉर्टकट का कार्य वर्तमान मोड पर निर्भर कर सकता है। उदाहरणतः संपादन मोड में Ctrl + P प्रिंट विकल्प खोलता है, जबकि Slide Show में यही संयोजन Pen Pointer चुन सकता है।
15. त्वरित पुनरावृत्ति
- Presentation स्लाइडों का संग्रह है।
- Layout संरचना है; Theme समन्वित डिजाइन है।
- Slide Master संबंधित स्लाइडों की साझा फॉर्मेटिंग नियंत्रित करता है।
- Transition स्लाइड बदलने का प्रभाव है; Animation ऑब्जेक्ट का प्रभाव है।
- Hide Slide का अर्थ Delete Slide नहीं है।
- F5 शुरुआत से और Shift + F5 वर्तमान स्लाइड से शो चलाता है।
- Handouts में एक पेज पर अनेक स्लाइड प्रिंट की जा सकती हैं।
- Speaker Notes सामान्य Slide Show की स्लाइड सामग्री का हिस्सा नहीं होते।
16. अभ्यास प्रश्न
ये मौलिक अभ्यास प्रश्न हैं, सत्यापित पूर्ववर्ष प्रश्न नहीं। प्रत्येक प्रश्न का एक सही उत्तर है।
प्रश्न 1. सामान्य आधुनिक MS PowerPoint प्रेजेंटेशन का एक्सटेंशन कौन-सा है?
A. .xlsx
B. .pptx
C. .docx
D. .accdb
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. .pptx
.pptx सामान्य आधुनिक PowerPoint प्रेजेंटेशन प्रारूप है।
प्रश्न 2. 40 स्लाइडों के Thumbnail एक साथ देखकर उनका क्रम बदलने के लिए कौन-सा व्यू उपयुक्त है?
A. Notes Page
B. Reading View
C. Slide Sorter
D. Slide Show
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: C. Slide Sorter
Slide Sorter अनेक स्लाइडों को छोटे पूर्वावलोकन के रूप में दिखाता है, जिससे उनका क्रम व्यवस्थित करना आसान होता है।
प्रश्न 3. एक ही Master से संबंधित स्लाइडों पर संस्था का लोगो समान स्थान पर रखने के लिए क्या उपयोग करेंगे?
A. Slide Master
B. Rehearse Timings
C. Slide Show
D. Animation Pane
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. Slide Master
Slide Master साझा डिजाइन तत्वों को संबंधित स्लाइडों पर लागू करने में सहायता करता है।
प्रश्न 4. एक स्लाइड से अगली स्लाइड पर जाते समय दिखाई देने वाला दृश्य प्रभाव क्या कहलाता है?
A. Grouping
B. Cropping
C. Hyperlink
D. Transition
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D. Transition
Transition स्लाइड बदलने से संबंधित प्रभाव है। Animation स्लाइड के भीतर ऑब्जेक्ट पर लगाया जाता है।
प्रश्न 5. स्लाइड पर दिखाई दे रहे चित्र को निर्धारित रास्ते पर चलाने के लिए किस Animation प्रकार का उपयोग करेंगे?
A. Entrance
B. Motion Paths
C. Exit
D. Slide Layout
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. Motion Paths
Motion Paths ऑब्जेक्ट की गति का रास्ता निर्धारित करता है।
प्रश्न 6. पिछला Animation पूरा होने के बाद बिना नए क्लिक के अगला प्रभाव शुरू करना हो, तो कौन-सा विकल्प उपयुक्त है?
A. After Previous
B. On Click
C. With Previous
D. Hide Slide
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. After Previous
After Previous अगले प्रभाव को पिछले प्रभाव के समाप्त होने के बाद शुरू करता है।
प्रश्न 7. वर्तमान स्लाइड से Slide Show शुरू करने का शॉर्टकट कौन-सा है?
A. Ctrl + F5
B. F5
C. Shift + F5
D. Alt + F4
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: C. Shift + F5
Shift + F5 वर्तमान स्लाइड से शो शुरू करता है। F5 शुरुआत से शो चलाता है।
प्रश्न 8. Hide Slide का सही प्रभाव क्या है?
A. स्लाइड स्थायी रूप से मिट जाती है।
B. स्लाइड का केवल टेक्स्ट मिटता है।
C. स्लाइड PDF बन जाती है।
D. स्लाइड फाइल में रहती है, लेकिन सामान्य Slide Show क्रम में छोड़ दी जाती है।
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D. स्लाइड फाइल में रहती है, लेकिन सामान्य Slide Show क्रम में छोड़ दी जाती है।
Hide Slide प्रस्तुति के दौरान सामान्य प्रदर्शन को प्रभावित करता है; यह स्लाइड को Delete नहीं करता।
प्रश्न 9. एक प्रिंटेड पेज पर कई स्लाइड उपलब्ध कराने के लिए कौन-सा विकल्प उपयोगी है?
A. Notes Pages
B. Handouts
C. Slide Master
D. Full Page Slides
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: B. Handouts
Handouts में एक पेज पर अनेक स्लाइड प्रिंट की जा सकती हैं।
प्रश्न 10. सही ड्यूल-डिस्प्ले व्यवस्था में वक्ता को नोट्स दिखाने और दर्शकों को केवल स्लाइड शो दिखाने के लिए क्या उपयोगी है?
A. Presenter View
B. Slide Sorter
C. Outline View
D. Handout Master
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: A. Presenter View
Presenter View वक्ता के लिए नोट्स और अन्य सहायक जानकारी उपलब्ध कराता है।
प्रश्न 11. Slide Layout मुख्यतः क्या निर्धारित करता है?
A. फाइल का पासवर्ड
B. प्रस्तुति की कुल अवधि
C. Placeholder की व्यवस्था
D. प्रिंटर की गति
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: C. Placeholder की व्यवस्था
Layout शीर्षक और सामग्री जैसे Placeholder की स्थिति तथा संरचना निर्धारित करता है।
प्रश्न 12. MS PowerPoint में नई स्लाइड जोड़ने का शॉर्टकट कौन-सा है?
A. Ctrl + N
B. Ctrl + K
C. Ctrl + P
D. Ctrl + M
उत्तर और व्याख्या देखें
सही उत्तर: D. Ctrl + M
Ctrl + M नई स्लाइड जोड़ता है। Ctrl + N नई प्रेजेंटेशन बनाता है।